Tag Archives: Berkomunikasi

 Berkomunikasi dengan Klien: Ketahuilah Siapa Pendengar Anda

Berkomunikasi dengan klien dan koleksi biasanya merupakan hal yang sederhana. Yang Anda butuhkan hanyalah telepon dan beberapa alat tulis. Hari ini Anda membutuhkan lebih banyak lagi: fleksibilitas.

Sebagian orang menanggapi email. Lainnya menyukai sentuhan manusia dari panggilan telepon. Klien yang lebih muda lebih menyukai efisiensi laser dan kepuasan instan SMS. Yang lainnya masih – seperti rekan kerja – dapat merespon dengan cepat catatan yang tertinggal di kursi mereka.

Metode komunikasi terbaik seseorang adalah orang lain yang paling buruk. Mengetahui metode mana yang digunakan dalam situasi tertentu adalah seni dan ilmu yang menurut saya sangat menarik.

Di masa lalu, saya telah menulis tentang bagaimana teknologi mengubah industri hukum: Pergeseran paradigma pemasaran digital, firma hukum virtual, e-discovery, alih daya, dan sebagainya.

Tetapi perubahan terbesar adalah komunikasi sehari-hari dengan klien, prospek, dan teman. Komunikasi dasar ini adalah sumber kehidupan industri kita. Dan itu telah berubah secara berlebihan.

Jangan mengambil kata saya untuk itu. Lihatlah sorotan dari sebuah penelitian oleh Mary Tellis-Nayak dari National Research Corporation dan NRC Health.

Hanya dalam empat tahun, kami telah melihat perubahan besar dalam cara kami berkomunikasi.

  • Perpesanan teks sedang meningkat. Texting adalah saluran yang disukai untuk orang di bawah 45 tahun. Jika Anda ingin menjangkau kelompok usia tersebut dan mendapatkan jawaban cepat, mengirim SMS adalah cara yang tepat.
  • Penggunaan telepon seluler lebih tua. Orang lebih dari 45 berbicara di ponsel lebih dari rekan-rekan mereka yang lebih muda. Peningkatan penggunaan ponsel antara usia 45 dan 74.
  • Telepon rumah disukai untuk 75-plus. Banyak orang yang lebih muda dari 45 bahkan tidak memiliki telepon rumah. Mereka yang sering melihatnya sebagai saluran darurat. Tetapi banyak klien yang lebih tua harus berada di rumah untuk dijangkau. Taruhan terbaik Anda mungkin menelepon di pagi hari atau awal malam.
  • Semua orang menjadi sosial. Obrolan online melalui Facebook populer dengan usia 25 hingga 34 tahun. Tujuh puluh empat persen konsumen online menggunakan situs web media sosial. Facebook Messenger adalah saluran yang layak untuk komunikasi dua arah pribadi. Selain itu, banyak komunitas yang hanya memiliki kelompok anggota di mana rekan-rekannya saling bergantung satu sama lain untuk mendapatkan info. Melakukan percakapan ini adalah langkah yang cerdas.
  • Kotak masuk tidak ada. Penggunaan e-mail turun 11 persen dalam empat tahun. Jangan berharap ada orang yang fokus pada akun e-mail mereka seperti dulu. Pernah perhatikan bahwa banyak orang yang Anda kirimi e-mail untuk tidak membaca ke bawah? Saya juga. Mereka kehilangan info penting. Pastikan baris subjek jelas dan pesan yang sederhana dan ringkas dengan hal-hal penting di bagian atas. Saya menyoroti setiap info atau petunjuk yang memerlukan tindakan segera pada bagian pembaca.

Metode komunikasi terbaik seseorang adalah orang lain yang paling buruk.

Tidak satu pun dari hal di atas seharusnya menjadi kejutan besar. Apa yang menarik bagi saya adalah bagaimana profesi hukum secara keseluruhan secara historis lambat untuk beradaptasi dengan tren komunikasi dan teknologi yang kita semua tahu secara intuitif untuk menjadi kenyataan.

Saya telah menulis tentang cara pengacara dapat diatur menurut cara kami, dan bagaimana itu tidak selalu merupakan hal yang buruk. (Pakaian formal menjadi salah satu contoh yang masih memiliki manfaat besar dalam keadaan tertentu.)

Tetapi menjadi lambat untuk beradaptasi dengan tren komunikasi dapat merusak latihan Anda. Apakah Anda mengenali dan memenuhi kebutuhan komunikasi setiap klien individu? Kami berada dalam bisnis layanan. Layanan yang baik berarti mengetahui kapan untuk menyesuaikan pendekatan kami untuk setiap klien.

Berikut ini beberapa tanda yang mungkin Anda perlukan untuk memilih metode komunikasi Anda dengan lebih hati-hati:

Apakah Anda menemukan diri Anda mengeluarkan e-mail dari kenyamanan untuk menghindari meluangkan waktu untuk mengobrol dengan klien yang membutuhkan komunikasi bolak-balik untuk sampai ke dasar keprihatinan mereka?

Apakah Anda mengirim pesan kepada seseorang yang Anda kenal lebih suka email?

Apakah Anda masih hanya menggunakan panggilan telepon atau surat siput, dan bukan metode saat ini?

Di industri hukum, kami memiliki tenggat waktu mendesak dan perlu menjangkau klien dan menentang nasihat ASAP. Sangat penting untuk dapat berkomunikasi dengan semua saluran komunikasi.

Mengetahui metode mana yang digunakan mengingat orang dan situasinya adalah kuncinya. Klien Anda akan senang. Dan Anda akan menyelesaikan pekerjaan Anda dengan cara yang lebih efisien dengan lebih sedikit stres.